Complejidades relacionadas con la preparación de libros oficiales electrónicos
En los últimos meses, se ha venido incrementando el número de contribuyentes obligados a emitir libros oficiales y facturas electrónicas, para lo cual es necesario que muchas empresas modifiquen sus procesos internos.
En ese sentido, en las empresas se hace necesaria la implementación de alguna solución tecnológica o herramienta de manejo de datos con la finalidad de poder cumplir en forma oportuna con el demandante calendario de entrega de información planteado por la SUNAT, asimismo, cumplir con la integridad y calidad de la data requerida en dichos formatos, ya que en la mayoría de los libros oficiales exige mayor información que en los libros oficiales físicos previamente requeridos
Adicionalmente, dicha información viene siendo utilizada por la Administración Tributaria para la ejecución de auditorías preventivas que puede dar origen a algunas contingencias tributarias.
En muchos casos, debido a que la mayor parte de los contribuyentes obligados a estos nuevos requerimientos son medianas empresas que no cuentan con software contables robustos (ERPs), deben de trabajar la nueva información requerida en los libros electrónicos de forma manual, con el apoyo de alguna herramienta de manejo de base de datos como excel.
Por otro lado, en los casos de subsidiarias de Grupos Corporativos Mundiales, cuyos ERPs han sido parametrados para cumplir con la emisión de los estados financieros consolidados del Grupo al que pertenecen y no con la finalidad de atender los requerimientos locales, los equipos contables deberán migrar la información contable corporativa a otro software contable “localizado” en Perú o a una herramienta de manejo de base de datos y complementar la información pendiente en forma manual.
Estos procesos manuales que se adicionen al proceso contable regular, que incluyen el uso de herramientas de manejo de base de datos implementados sin los niveles adecuados de control y supervisión, más aun considerando las presiones de las fechas de reporte, incrementan el riesgo de emitir información contable inexacta que pueda dar origen en forma posterior a las ya mencionadas contingencias tributarias.
Ante esta coyuntura y dado que en los próximos meses más empresas estarán obligadas a emitir sus libros oficiales electrónicos deberíamos efectuar un diagnóstico interno sobre la calidad de nuestros procesos internos y los controles relacionados implementados, así como de los recursos asignados, para asegurarnos de emitir información contable oportuna, exacta y confiable y minimizar de esta manera futuras contingencias tributarias.