¿Las rutinas incrementan la productividad y la creatividad?

Cierra tus ojos y recuerda la imagen de Steve Jobs. ¿Polo negro con cuello alto?, ¿jeans? ¿zapatillas blancas? Jobs diseñó su vestimenta para transmitir tanto a su marca personal como a Apple un sello de simplicidad. Pero también tenía un segundo beneficio: simplificaba su vida para centrarse en las tareas que importan.

Paralizado por las opciones

Darle a la gente demasiadas opciones puede dificultar que tomen una decisión. Una sobrecarga de opciones durante una elección puede llevar a la parálisis, mientras que hacer una elección tras otra a lo largo del día puede llevar lentamente a la misma situación.

La toma de decisiones es un proceso desgastante para la cantidad limitada de energía mental que disponemos diariamente, debido a ello, debemos distribuir con inteligencia nuestra capacidad cognitiva a lo largo del día para no desgastarnos demasiado al comienzo de la jornada, y terminar con un juicio nublado al final del día.

Desarrollando rutinas personales

A lo largo de una jornada, enfrentamos una gran cantidad de opciones, pero pocas de ellas conducen a una productividad significativa. Por ejemplo, algo tan simple como vestirse de la misma manera todos los días podría eliminar varias decisiones que debes tomar cada día:

¿Qué camisa debo ponerme?, ¿qué pantalón debo usar?, ¿qué corbata debo usar?, ¿debería incluso llevar una corbata?, ¿qué casaca debo usar?, ¿qué medias debo usar?, ¿Qué zapatos debo usar?

Al convertir una tarea irregular en una rutina podrás retener más energía para tomar decisiones importantes más tarde. En ese sentido, es probable que ya hayas establecido algunas rutinas, por ejemplo, la de las mañanas:

Te despiertas a la misma hora, comes, te lavas los dientes, te duchas y te vistes en el mismo orden todos los días. Imagina cuánto más esfuerzo tomaría si eso cambiara todos los días. De hecho, es probable que hayas experimentado la sensación de “no ser tú mismo” cuando se interrumpe tu rutina.

En realidad, cuantos más detalles de nuestra vida diaria podamos entregar al automatismo, más liberada estará nuestra capacidad creativa y analítica para realizar sus tareas particulares de muy alta exigencia mental.

Desarrollando rutinas organizacionales

El valor en el desarrollo de rutinas se extiende más allá de lo personal, hacia el ámbito laboral. Por ejemplo, podrían cumplir un rol vital en las reuniones que requieren una resolución creativa de problemas.

La mayoría de las personas le temen a la idea de las reuniones creativas: ¿alrededor de qué temas se desenvolverá la reunión?, ¿qué se espera de mí esta vez? Además, para cuando la mayoría de las personas llega a una reunión, ya están agotadas de otras reuniones o del trabajo del día, y la incertidumbre que rodea a la nueva reunión los agota aún más.

Con demasiada frecuencia, las reuniones creativas carecen de estructura: las personas cambian constantemente entre ofrecer ideas y evaluarlas. Esto no solo es improductivo, sino que hace que la gente no esté segura de cuándo es el momento adecuado para sugerir una idea.

Para comenzar a trabajar en la organización de reuniones con mejores resultados, en lugar de hacer que cada reunión sea libre para todos, crea una estructura establecida para la solución de problemas. El ejemplo de estructura que presento a continuación debería funcionar para cualquier problema:

• Presenta los hechos y las soluciones actuales.
• Haz una lluvia de ideas rápidamente para encontrar nuevas soluciones.
• Ve si alguien tiene reacciones emotivas para las nuevas soluciones, y trabaja en no nublar el objetivo con discusiones puramente emocionales, sino en base a argumentos.
• Resalta lo positivo en las soluciones actuales y en las nuevas.
• Resalta también lo negativo en las soluciones actuales y en las nuevas.
• Finalmente, toma una decisión.

Hacer de la creatividad una rutina

Para comenzar a convertir la resolución creativa de problemas en una rutina regular, empieza por crear un tiempo establecido cada semana para encontrar la solución a un problema que enfrenta tu organización, y así tus colaboradores tendrán mayor facilidad para acostumbrarse al “brainstorming”, así como una menor incertidumbre acerca de cómo se desarrollará la reunión.

Es como cuando empiezas por primera vez a entrenar para una competencia: al comienzo, arrancas con fuerza, pero luego empiezas a dar excusas para retrasar el ejercicio: ya agotaste tu energía incluso antes de empezar el verdadero esfuerzo.

Frente a esto, deberás desarrollar una rutina de forma lenta pero segura. Así, las excusas irán disminuyendo, y tendrás más energía para dedicar al entrenamiento creativo. Eventualmente, el ejercicio se volverá automático, y ya no tendrás que concentrarte en cuándo comenzar o cómo desarrollar la actividad: podrás dedicarle el 100% de tu energía al trabajo.

El desarrollo de rutinas personales y organizacionales permitirá maximizar la productividad. ¿Qué parte de tu vida personal puedes convertir en una rutina?, ¿qué procesos organizacionales pueden beneficiarse al ser automatizados? Recuerda que responder a estas preguntas te permitirá dedicar el esfuerzo justo a lo que realmente importa.