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La importancia de la integración de los sistemas

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4 minutos
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Escribe: Juan Miguel Jiménez P., Gerente de Proyectos de Real Time Management

9 de Octubre del 2020

La nube –Cloud Computing–, ha permitido a desarrolladores de software preocuparse más por el código que por el hardware, y a las empresas preocuparse más por la solución que por la cantidad de sistemas que necesitan para lograrlo. Hoy en las empresas se usa una gran cantidad de sistemas y cada uno le da solución a un problema de negocio particular.

Es probable que, a la fecha, muchos se encuentren usando los siguientes sistemas de información o aplicaciones:

  • ERP (Enterprise Resource Planning): El principal componente de una empresa, y donde se lleva la administración general de la empresa (contabilidad, finanzas, compras, planillas, etc). En algunos casos, incluye el “core” del negocio; y en otros las empresas usan ERPs especializados para su sector o industria.
  • CRM (Customer Relationship Manager): No muchos lo tienen, pero es importante. Éste un software que permite manejar las relaciones con sus clientes, permitiendo una mejor comunicación de forma continua y establer una buena relación entre ellos, sus vendedores, representantes de venta y su marca
  • HCM (Human Capital Management): Sistema pensado principalmente para planear los recursos humanos necesarios dentro de una organización, saber los acuerdos con cada una de las personas, organizar vacaciones y más.

Es posible también que se cuenten con alguno de los siguientes sistemas de soporte o herramientas:

  • BPM (Business Process Manager): software pensado para manejar procesos internos de las empresas, que nos permite llevar un control y claridad sobre cómo estamos gestionando y siendo cada vez más productivos.
  • CMS (Content Management System): Es un sistema que nos permite gestionar el contenido de nuestro sitio web.

Esto hace evidente que uno de los principales desafíos, que desencadena tener varios softwares para los procesos dentro y fuera de una organización, es que éstos se puedan comunicar entre sí. Es aquí donde nace el verdadero uso de las API (Application Programming Interface).

La importancia de la integración y las APIs

Una API es el mecanismo más útil para conectar dos softwares entre sí para el intercambio de mensajes o datos en formato estándar como XML o JSON. Así es como se convierte en un instrumento para buscar ingresos, abrirse al talento, innovar y automatizar procesos. De esta manera podemos automatizar muchísimos procesos que llevamos en nuestra organización en distintos softwares.

En eCommerce, por ejemplo, uno de los aspectos importantes es la sincronización de éste con el ERP. Cuando un potencial cliente entra a la web  y realiza una operación de compra, la operación viaja al ERP, y a la generación del respectivo comprobante electrónico, enviándolo por correo electrónico, y comunicando a las áreas respectivas la atención del pedido. Cada vez que sume un nuevo producto a su ERP y el stock sea mayor que 0, quiere que lo agregue en la Web, Mercado Libre y Amazon con un precio específico, y a cada variación de precio/stocks se actualice de manera automática.

La funcionalidad permite, además, la adopción/conexión rápida de nuevas soluciones que permitan cubrir las brechas tecnológicas asociadas a los sistemas operacionales, consiguiendo así facilitar la modernización tecnológica de manera continua y alargar el horizonte temporal de los sistemas, sin perder la agilidad de incorporar nuevas soluciones/servicios

Nuevo reto: perderle el miedo a la integración con terceros

La integración de sistemas y aplicaciones es clave para la diferenciación de las empresas, y cada vez será más evidente que el gran reto (así como la mayor oportunidad) será la colaboración-integración con otras empresas que forman parte de la cadena de valor.

Viéndolo con un ejemplo en una compra actual de cualquier empresa, el comprador recibe la orden de compra (aprobada y verificada), lo envía al proveedor (seleccionado) vía correo electrónico, Eel vendedor recibe el correo e ingresa ahora el pedido en su sistema, y por último genera la orden de venta y programa despacho.

Esto suele pasar la mayoría de las veces, pero con una plataforma que integra ambos sistemas los pasos serian los siguientes:

  • Se genera la orden de compra
  • El cliente recibe la orden de compra y se general automáticamente la orden de venta.

Si bien no se ha verificado el stock dentro de este nuevo proceso, esto no será necesario ya que el sistema, al estar integrado, estaría en la capacidad de hacer la consulta de stock automáticamente. Esto es algo que las tecnologías ya lo permiten, y hay muchas empresas que lo hacen desde hace tiempo (Ej. Caso Bossard AG – Suiza).

Conclusiones

No existe un sólo software que lo haga todo. De allí la necesidad de integrarse, y las infinitas posibilidades y beneficios que se pueden tener, no sólo dentro de la organización, sino también fuera. En el entorno actual, cada vez hay nueva información y más datos almacenados en multiplicidad de canales, dispositivos de acceso, sensores, etc, cuya integración, y capacidad de poder usarla de manera cruzada, será fundamental, e incluso, una ventaja competitiva. Los procesos de negocio que pueden mejorarse o automatizarse al integrar los sistemas actuales (y nuevos futuros) son muchos, es sólo cuestión de ser creativos y analizar claramente los beneficios que se puedan obtener.

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