5 de Agosto del 2021

Toda empresa afectada por el incremento de costos –ya sea por el tipo de cambio, la falta de control de eficiencias, o debido a otros factores– busca presionar a la cadena de producción y suministros para no perder competitividad y mantener a los clientes. Sin embargo, cuando la empresa presiona –costos, plazos de entrega, entre otros– a la cadena de suministro, se corre el riesgo de que el proveedor cometa errores en el corto plazo.

Para no caer en estos riesgos generados por soluciones facilistas, es importante que las empresas tengan el desarrollo de proveedores dentro de su plan logístico. Dicho desarrollo permitirá que los proveedores –pequeños y medianos– incrementen su competitividad y opciones de integración a nuevos mercados a través de la adopción de nuevas prácticas empresariales para agilizar sus procesos de negocio.

¿Por qué implementar un programa de desarrollo de proveedores?

Pese a que muchas empresas consideran que desarrollar a proveedores propios termina beneficiando no sólo a ellos sino también a sus competidores –no se genera una ventaja competitiva real–, se deben gestionar un plan de desarrollo de proveedores para el mejor funcionamiento.

Esto debido a que el objetivo de desarrollarlos va en la órbita de “todos ganan” no sólo por mejorar la calidad, costos, tiempo, gestión, medio ambiente, innovación y desempeño financiero; sino también al involucrar a los equipos de compras en la comprensión de sus proveedores y en la construcción de relaciones sólidas de largo plazo.

Mejores prácticas para el desarrollo de proveedores

Dentro del plan de desarrollo de proveedores debemos tomar en cuenta los siguientes pasos:

1. Definir las iniciativas de desarrollo que apoyarán la estrategia operativa

Los programas de desarrollo de proveedores tienen éxito cuando existe una fuerte conexión entre las acciones de desarrollo y las expectativas comerciales. Para ello, se implementan diferentes tipos de iniciativas, entre las que destacan las siguientes:

• Solución de problemas: Tiene como objetivo asegurar que el proveedor cuente con los KPI’s, herramientas y metodologías adecuadas para resolver los problemas y liderar un proceso de mejora continua con fuerte impacto en el nivel de servicio y calidad.
• Lean: Consiste en un análisis completo de la cadena de valor con el fin de erradicar actividades sin valor agregado –tanto del lado de la empresa como del proveedor– y definir un plan de acción que impacte los costos, el flujo de caja, el nivel de servicio y la calidad.

2. Dedicar tiempo a elegir los proveedores adecuados

Es fundamental una fase de análisis multicriterio consistente en la selección de los proveedores más relevantes. Se recomienda comenzar con una evaluación de los proveedores en tres niveles:

• Madurez del proveedor (capacidad para progresar): Desempeño del proceso, enfoque Lean existente, participación de la alta dirección y miembros, apertura al cambio, etc.
• Relación con el proveedor (interés en el desarrollo): Dependencia mutua –participación del cliente en las ventas del proveedor y participación del proveedor en la compra a granel–, apertura al cambio, etc.
• Valor añadido del proveedor para asegurar el ROI del proyecto (oportunidades de retorno).

Por otro lado, realizar un diagnóstico de campo como complemento para evaluar las oportunidades de lucro y confirmar la selección del proveedor es igual de importante. Asimismo, se recomienda que le quede claro al proveedor cómo calcular y compartir las ganancias, incluyendo los niveles de aplicación. Cuanto más detalladas sean las reglas y se encuentren en un acuerdo escrito, mejor.

3. Informar a todos los proveedores elegidos

Es importante establecer una comunicación constante y directa con los proveedores, destacando lo siguiente:

• El compromiso de la empresa de apoyar a los proveedores estratégicos en su desarrollo operativo
• Selección de proveedores para el programa de desarrollo
• El plan de implementación

4. Realizar el proyecto con el equipo de Calidad o de Producción del proveedor como líder

El departamento de compras de la empresa no debe liderar el programa de desarrollo de proveedores. Esto se debe a que, pese a que este departamento está asociado a la reducción de costos y es clave para varios procesos –la selección de proveedores, la evaluación de ganancias, las negociaciones finales, entre otros–, una gestión por parte de un departamento operativo del proveedor es más adecuada para establecer una mejor relación y compromiso de parte de este.

Se puede considerar la posibilidad de trabajar con una empresa de consultoría externa para ejecutar el programa si los recursos internos no están listos o disponibles.

5. Firmar un contrato de desarrollo con el proveedor

Los objetivos del proyecto, los recursos involucrados y la gobernanza del proyecto deben estar claramente definidos en un contrato de desarrollo de proveedor, el cual debe ser firmado antes del lanzamiento del proyecto.

6. Retroalimentar y fortalecer la comunicación

Realizar el seguimiento del cumplimiento del plan de desarrollo de un proveedor no sólo es importante para mantener al tanto a las partes involucradas, sino que además permite avanzar y lograr los objetivos según lo planificado.

Es fundamental comunicar el estado del plan de desarrollo y dar feedback para realizar las correcciones con las áreas pertinentes. Asimismo, difundir el cumplimiento de los objetivos fortalece el proyecto y permite que exista un mayor involucramiento de diferentes niveles jerárquicos de los trabajadores de la empresa y el proveedor.

Ejemplo: Redactar un caso de negocio para comunicar internamente los pasos/ etapas seguidos, tiempos de ejecución, resultados y el ROI de las iniciativas. Se pueden incluir además los testimonios del proveedor.

Fuente: Advantage of Supplier development in China

Conclusiones

Implementar un plan de desarrollo de proveedores suele ser un camino de largo aliento, tanto para la empresa como para el proveedor, en busca de un objetivo común. Para lograrlo, la empresa debe prepararse y planificar para poder adaptarse a la cultura y madurez de sus proveedores.

La selección de los proveedores y el seguimiento de las mejoras, así como la comunicación de éstas, nos permite fortalecer el proceso de desarrollo de los proveedores.

Además, el desarrollo de proveedores nos permite conocer mejor a nuestros socios estratégicos y cimentar relaciones sólidas de largo plazo con los mismos, en busca de un trabajo en equipo consolidado.

Fuente principal para la elaboración del artículo: Creación de relaciones profundas con proveedores – HBR